I 5 passi per far crescere la produttività e gestire il tempo

Dall’indagine di Randstad Workmonitor emerge che per gli italiani la strada verso il work life balance, ovvero il pieno equilibrio tra vita privata e lavoro, è ancora lunghissima. Il 71% dei lavoratori, ad esempio, è sempre connesso: risponde a mail, telefonate e messaggi di lavoro anche al di fuori degli orari di ufficio. È importante, quindi, riuscire ad organizzare meglio il lavoro così da riuscire a massimizzare tempo ed energie.

Una delle chiavi più importanti, infatti, risiede proprio nella capacità di organizzarsi e organizzare il proprio tempo.

Monica Spinazzola, che dal 2016 lavora come assistente virtuale, affiancando imprenditrici e libere professioniste (https://www.monicaspinazzola.com/), ha individuato cinque passi da seguire per iniziare un percorso di organizzazione, per aumentare la propria produttività.

●     Visione a lungo termine

Per evitare di perdersi per strada c’è bisogno di definire un obiettivo a lungo termine, ovvero la mission del proprio business: sapere dove andare è il primo passo da fare verso la realizzazione di ogni progetto. Essere organizzati e riuscire a pianificare le idee e le azioni da perseguire è importante per riuscire a definire le priorità e aver ben chiari quali sono i passi da fare per raggiungerle. La visione a lungo termine permette di sentirsi più sicuri e fiduciosi del percorso da intraprendere così da ottimizzare il tempo, sapendo già su quali azioni focalizzarsi, e soprattutto, si potranno gestire meglio eventuali imprevisti.

●     Focus mensili

Dopo aver definito e individuato la nostra meta è importante però individuare dei focus mensili, dei milestone, così da rimanere concentrati ed equilibrati durante tutto l’anno ma con obiettivi ben precisi e tangibili. “Sappiamo che il tempo è un bene prezioso e va gestito al meglio per non ritrovarsi sopraffatti dalle nostre attività e delusi dai risultati, aver ben chiaro il percorso è quindi fondamentale. Con focus mensili o settimanali sarà anche più facile riuscire a fare un report di ciò che si è raggiunto e cosa no.”

●      Flessibilità

Individuare un obiettivo a lungo termine e dei precisi focus mensili rende più organizzata ed equilibrata la gestione dell’attività professionale, ma è vitale mantenere sempre un certo grado di flessibilità. Maggiore flessibilità significa anche avere maggior creatività e libertà di movimento.

●     Programmazione

Essere costanti nelle attività e nella loro programmazione è fondamentale per non perdere di vista l’obiettivo finale e i focus settimanali o mensili da portare a termine. Per riuscire a trovare un equilibrio tra vita privata e lavoro è importante pianificare la propria giornata definendo un programma o una To-Do list.

Infine, è fondamentale definire i propri orari così da definire scadenze, priorità e momenti di pausa in cui dedicare tempo a se stessi.

●     Delegare

Parola d’ordine: saper delegare, (ad esempio, a un’assistente virtuale), le attività necessarie per lo sviluppo di un’attività, ma di importanza secondaria, così da focalizzarsi su ciò che conta veramente. È fondamentale capire l’importanza di delegare nel processo di crescita professionale. Attenzione, però: delegare non significa “semplicemente affidare il lavoro ad un’altra persona senza necessità di un confronto costante” sottolinea Monica.